Pencairan insentif bagi mahasiswa berprestasi UPNVJ kerap terhambat oleh prosedur administratif yang rumit, kurangnya sosialisasi, dan lambatnya respon kampus yang berimbas kesan kurangnya apresiasi atas prestasi yang dicapai.
Aspirasionline.com – Ruwetnya pencairan insentif bagi mahasiswa berprestasi terus menjadi masalah yang berulang setiap tahunnya di Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta (UPNVJ). Pencairan kerap kali tertunda hingga menimbulkan kebingungan akibat minimnya sosialisasi.
Insentif yang diberikan oleh universitas sebagai bentuk apresiasi atas prestasi yang diraih mahasiswa ternyata seringkali terhambat disebabkan berbagai kendala, baik dari sisi administratif maupun komunikasi internal.
Salah satu mahasiswa berprestasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) program studi (prodi) Akuntansi angkatan 2021, Lidya Aprilia, mengeluhkan kurangnya sosialisasi mengenai prosedur pengajuan insentif. Dirinya membenarkan informasi yang didapatkan justru dari teman sesama mahasiswa.
“Aku nggak pernah dengar atau sosialisasi dari dekanat langsung. Aku tuh tau langsung dari temen aku,” ujar Lidya ketika diwawancarai ASPIRASI melalui Google Meet pada Jumat, (20/12).
Minimnya sosialisasi juga diungkapkan oleh mahasiswa prodi Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial Politik (FISIP) angkatan 2023, Ataya Raisa, yang masih merasa bingung karena informasi yang simpang siur.
“Masih belum terlalu merata karena ga semua orang tau untuk soal pengajuan dana reward ini karena aku juga jujur kadang masih bingung regulasinya itu harus kayak gimana di awal itu untuk mengajukan insentif ini,” ujar Ataya kepada ASPIRASI melalui Google Meet pada Rabu, (18/12/2024).
Menurut Ataya, imbas dari kesulitan dan rumitnya penurunan dana insentif akan berimbas terhadap rasa semangat mahasiswa yang menurun dalam berlomba-lomba meraih prestasi akademik maupun non akademik.
“Mungkin mahasiswa nya jadi clueless dan kayak ngerasa kurang semangat mungkin untuk ikut lomba-lomba lagi, karena aku juga lumayan ngerasa hal itu, kayak ini gimana ya caranya untuk bisa nembus insentif kaya gitu, kaya aku kan udah lumayan effort lah untuk lomba ini,” lanjutnya.
Keluhan serupa juga datang dari Fakultas Teknik (FT) prodi Teknik Industri, Fladiva Putri Dinda angkatan 2024, yang mengikuti kompetisi melalui Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) tidak memperoleh informasi mengenai dana penghargaan. Bahkan, Fladiva menambahkan bahwa senior di UKM yang diikutinya pun belum menerima informasi tersebut hingga menjelang kelulusan.
“Senior aku yang sudah banyak ikut kejuaraan di UKM aku itu mereka sampai sekarang belum cair. Mereka sudah mau lulus, tapi masih belum ada keberlanjutan tentang turunnya dana reward yang didapatkan,” ungkap Fladiva ketika diwawancarai ASPIRASI melalui Google Meet pada Jumat, (20/12).
Rumitnya Proses Pengajuan Insentif dan Minimnya Dukungan Kampus
Proses pengajuan insentif dinilai cukup kompleks karena harus melalui serangkaian tahapan administratif yang berbelit-belit serta membutuhkan koordinasi dengan berbagai pihak, baik di tingkat dekanat maupun rektorat. Hal ini memperpanjang waktu dan mempersulit akses mahasiswa untuk memperoleh haknya.
Tak berhenti disitu, proses pengajuan reward dianggap rumit dan tidak jelas. Tak sedikit yang keluhkan prosedur setelah mengajukan dan mengunggah dokumen ke pihak fakultas, mereka kembali dihubungi oleh bagian pendidikan dan pengajaran (dikjar) karena dianggap ada kekurangan dokumen.
Hal ini dibenarkan oleh Muhammad Rizky Ramadhan, mahasiswa berprestasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) prodi Akuntansi angkatan 2021 yang mengungkap bahwa proses administrasi sangat rumit terkait kelengkapan dokumen tersebut.
“Setelah lomba kami harus mengumpulkan dokumen pendukung lainnya. Namun, seringkali terjadi masalah dalam kelengkapan dokumen,” kata Rizky saat diwawancarai ASPIRASI melalui Google Meet pada Sabtu, (21/12).
Kendala lain yang dihadapi adalah minimnya komunikasi dari dosen pembimbing. Rizky menjelaskan bahwa mahasiswa harus berinisiatif sendiri untuk mencari dosen pembimbing, karena fakultas tidak memberikan panduan atau menyediakan pembimbing secara langsung.
“Mengenai dosen pembimbing, itu tidak disediakan oleh fakultas. Jadi kita harus mencari sendiri dan mereka tidak berperan,” tuturnya.
Minim Sosialisasi dan Anggaran Jadi Kendala Pencairan Insentif Mahasiswa
Menanggapi keluhan yang disampaikan mahasiswa terkait rumitnya prosedur pengajuan insentif dan dana reward, Wakil Rektor 3 Bidang Kemahasiswaan dan Kerja Sama, Ria Maria Theresa, menyebutkan sosialisasi program dana reward untuk mahasiswa berprestasi pada akhir tahun 2023.
Kegiatan serupa kembali dilakukan pada tanggal 12 Juni 2024 di FISIP melalui BEM FISIP sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Peraturan Rektor Nomor 8 Tahun 2024 tentang Pedoman Pemberian Penghargaan Mahasiswa Berprestasi.
Selain itu, Ria mengklaim bahwa secara rutin melakukan evaluasi terhadap kebijakan dan implementasi pencairan dana reward untuk memastikan bahwa proses tersebut berjalan dengan efektif, efisien, dan akuntabel.
“Universitas melakukan evaluasi secara berkala terhadap kebijakan dan implementasi pencairan dana reward untuk memastikan bahwa proses berjalan efektif, efisien, dan akuntabel. Berdasarkan evaluasi, universitas dapat merevisi SOP atau sistem yang ada,” tegas Ria ketika dihubungi ASPIRASI melalui pesan Whatsapp pada Jumat, (10/1).
Kendati demikian, Imam Rifky, Staf Bidang Kemahasiswaan UPN Veteran Jakarta (UPNVJ), memberikan tanggapannya terkait kompleksitas mahasiswa berprestasi. Ia mengakui bahwa salah satu penyebab utama dari kerumitan prosedur tersebut adalah minimnya sosialisasi yang dilakukan kepada mahasiswa.
“Sebenarnya kalau untuk keribetan itu lebih ke karena kita sendiri pun terkait sosialisasi memang belum ada masif ke mahasiswa,” ujar Imam saat diwawancarai ASPIRASI pada Selasa, (24/12).
Imam membenarkan bahwa pada tahun 2024, pihak kampus baru mulai melakukan sosialisasi terkait pengajuan insentif di FISIP. Meskipun demikian, sosialisasi tersebut sempat terkendala jadwal yang berbenturan dengan acara lain.
“Iya, baru FISIP saja waktu saya sempat,” imbuhnya.
Ia menambahkan bahwa pihak kampus berencana untuk melakukan sosialisasi ulang pada tahun 2025. Sosialisasi tersebut akan mencakup penjelasan lebih mendalam mengenai peraturan rektor nomor 6 dan proses pemberian insentif, guna memberikan pemahaman yang lebih baik kepada mahasiswa di seluruh fakultas.
“Jadi, kita mungkin di tahun 2025 akan menggencarkan sosialisasi, baik melalui kemahasiswaan dan juga dari Wadek (wakil dekan) 3 (setiap) fakultas,” pungkasnya.
Reporter: Laila, Mg & Santi, Mg | Editor: Hanifah Nabilah
